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DEVELOPMENT - Gift Records Associate

Job Classification

  Hourly Full-time (35-40)

Position summary

捐赠记录管理员处理大学收到的所有认捐和捐赠，并维护大学捐赠财务记录的完整性. Processing tasks include receiving, recording, receipting, acknowledging, depositing funds, 并维护重要的礼品会计记录. 礼品管理员所需要的独特技能有助于确保大学礼品相关财务数据的完整性.  署长向主管发展事务的协理副总裁报告.

Qualifications summary

捐献纪录管理员必须非常有组织且注重细节，以满足捐献人关于分配的意愿, amount, and degree of anonymity, 所有的礼物都有完整的记录, correctly, 并为进入bet365中文大学班纳系统做好准备.  礼品记录管理员将作为团队的一员，战略性地和有目的地使用数据库系统，以加强开发实践.


必须是一个信誉良好的基督复临安息日会信徒.

Duties and responsibilities



  1. 准备和组织所有的礼物、承诺和配合礼物. 确认捐赠人的意愿在分配方面得到满足, amount, and degree of anonymity, 所有的礼物都有完整的记录, correctly, 并准备进入bet365中文大学班纳系统

  2. 在收到礼品后24小时内，将所有礼品、质押和实物礼品输入捐赠软件.

  3. 始终如一地对机密信息表现出良好的判断力和判断力.

  4. Learn donor names and faces; make connections to assist with deepening individual relationships with donors.

  5. 作为团队的一部分，参与数据库系统的战略性和有目的的使用，以加强开发实践.

  6. 跟踪数据库系统中的事件回复，用于开发功能.

  7. Contact, as needed, 校园部门和/或捐助者获取更多信息, 或解决有关年度捐赠的问题，以确保准确和完整的处理.

  8. 按照既定的政策和程序, 分批设置礼品，以实现高效的礼品输入, receipting, and acknowledgment.

  9. 输入信用卡礼品并邮寄到系统. 为出纳部准备存款.

  10. 保存配对礼品公司的个人资料记录(地址形式), acknowledgment address, contact person, corporate hierarchy). 监督公司配对礼品政策. On a regular basis, review paper files for unpaid claims; contact companies to clear claims as needed.

  11. 协助维护公司的个人资料, including address, phone, 以及捐献人个人的就业记录.

  12. 负责接听总部的电话. 在正常营业时间内.

  13. 与所有员工和捐赠者建立并保持良好的工作关系. 研究并及时回应有关礼品会计各方面信息的要求, as directed.

  14. 协助维护礼品会计系统，通过软件培训确保数据的准确性和可用性, 识别任何数据问题或错误, forwarding software, 并向Banner系统支持人员报告问题.

  15. 根据要求协助年度外部审计和内部审计.

  16. 保持礼品加工所需材料的充足供应.

  17. 给捐赠者写感谢信，确保他们符合国税局的所有规定.

  18. 为了符合bet365中文大学和美国国税局的标准, 协助确保捐赠和质押记录在电子文件管理系统中准确归档和维护.

  19. 因为年终礼物的数量很大, 希望候选人能与发展总监一起在12月安排足够的时间来处理捐献.

  20. 其他指定的任务和特殊项目.




Supervisory responsibilities

礼品记录助理可以监督一名学生工作人员，该学生工作人员将协助完成一般办公室工作(由开发人员指导)。.

Qualifications

1.  College degree preferred.

2.  有会计和/或簿记经验.

3.  Data entry proficiency.

4.  Ten-key entry proficiency.

5.  Highest degree of accuracy.

6.  Extremely detail oriented.

7.  能够在最初的培训期后在最少的监督下工作.

8.  能够在压力下工作，同时保证产出的质量.

9.  能够有效地与客户、同事和公众打交道.

10.  良好的人际沟通能力和书面及口头沟通能力.

11. 熟练使用Microsoft XP Office套件(Excel, Word, internet)

12. 熟练掌握复杂的单词合并程序

13.  较强的分析和组织能力.

14.  了解或有能力学习使用关系数据库.

Preferred:

1. 了解捐赠者关系和筹款

2. Experience in higher education


必须是一个信誉良好的基督复临安息日会信徒.

Technical competencies

N/A

Interpersonal interactions

1.  必须始终友好和乐于助人的任何人打电话或停在办公室. 

2.  必须具有团队合作精神，与所有发展同事和晋升同事合作.

Physical demands

有时，礼品记录助理可能需要举起一个重达25磅的盒子(旧记录).

Work environment

工作环境安静，光线极佳.  这里有足够的空间容纳这项工作所需的所有人员.